La Consulta DGT V2891-18 da validez a las facturas remitidas en formato PDF a través de e-mail y sin firma digital.
"Las facturas que hayan sido recibidas por correo electrónico en formato PDF, con independencia de que no haya sido firmada digitalmente por el emisor de la misma, tendrá la calificación de factura electrónica"
El
artículo 164.Uno, número 3º, de la Ley 37/1992, de 28 de
diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, establece que “Los sujetos pasivos del Impuesto estarán
obligados, con los requisitos, límites y condiciones que se
determinen reglamentariamente, a:
“Expedir y entregar factura de
todas sus operaciones, ajustada a lo que se determine
reglamentariamente”.
Por
su parte, el apartado dos de este mismo artículo, establece que:
“La factura,
en papel o electrónica, deberá garantizar la autenticidad de su
origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la
fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
Reglamentariamente se determinarán los requisitos a los que deba
ajustarse la expedición, remisión y conservación de facturas.”.
En este
sentido, la regulación reglamentaria en materia de facturación se
encuentra contenida en el Reglamento por el que se regulan las
obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012,
de 30 de noviembre.
El artículo
8 del referido Reglamento de facturación establece en relación con
los medios de expedición de facturas que:
“Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en
formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su
expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su
contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante
todo el periodo de conservación.
La
autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura
electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes
formas:
a) Mediante
una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el
artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del
Consejo, de 13 de diciembre de 1999.
b) Mediante un
intercambio electrónico de datos (EDI)
c) Mediante
otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia
Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su
utilización y hayan sido validados por la misma.”
En particular,
la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la
factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión
usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.
Los referidos
controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría
fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la
entrega de bienes o prestación de servicios que la misma
documenta.”.
De acuerdo con
el artículo 9 del Reglamento de facturación:
“Se
entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a
lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida
en formato electrónico”.
Una factura en formato electrónico (como pudiera ser una
factura en papel escaneada) que reúna todos los requisitos
establecidos en el Reglamento citado y que sea expedida y recibida en
dicho formato a través de un correo electrónico, tendrá la
consideración de factura electrónica a los efectos de la Ley del
Impuesto sobre el Valor Añadido y del Reglamento por el que se
regulan las obligaciones de facturación.
No
todas las facturas emitidas en formato electrónico se pueden
considerar «factura electrónica». Las facturas emitidas en formato
electrónico, por ejemplo mediante software de contabilidad o de
procesamiento de textos, que hayan sido enviadas y recibidas en papel
no son facturas electrónicas.
Por
otro lado, las facturas emitidas en formato papel que sean
escaneadas, enviadas y recibidas por correo electrónico se pueden
considerar facturas electrónicas.
En
todo caso, las facturas que hayan sido recibidas por correo
electrónico en formato PDF, con independencia de que no haya sido
firmada digitalmente por el emisor de la misma, tendrá la
calificación de factura electrónica al haber sido necesariamente
expedida y recibida en formato electrónico.
Sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel por el proveedor, sean recibidas en este mismo formato por la consultante aunque sean posteriormente digitalizadas por la misma para su conservación no tendrán la consideración de facturas electrónicas.
"Una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada"
La
firma digital, tal y como establece el artículo 10 del Reglamento de
facturación, es solamente un medio a través del cual se entienden
acreditados la autenticidad del origen y la integridad del contenido
de la factura electrónica. La factura electrónica no precisa de
condiciones o requisitos adicionales respecto de la expedida en
papel.
Por tanto,
corresponde, en cualquier caso, tanto al obligado a la expedición de
la factura como al destinatario de la misma durante todo el periodo
de conservación, determinar el método o sistema que garantice la
autenticidad del origen y la integridad del contenido de las
facturas.
Estos métodos o sistemas deberán basarse en los controles
de gestión adecuados a la naturaleza de la empresa y sus
procedimientos habituales y deben permitir crear una pista de
auditoría fiable entre la factura y la entrega de bienes o la
prestación de servicios. En definitiva, deberá garantizarse que las
facturas documenten operaciones reales y que estás no han sido
modificadas o manipuladas.
Lo anterior
deberá entenderse dentro del principio general de libertad de prueba
admitido por nuestro ordenamiento jurídico, de tal forma que cada
sujeto pasivo podrá determinar los controles y garantías que estime
suficientes, sin perjuicio de que, como se ha señalado, los
interesados podrán comunicar a la Agencia Estatal de Administración
Tributaria con carácter previo los procedimientos que quieran
utilizar sin que la falta de validación, en su caso, impida la
utilización del mismo por parte del sujeto pasivo siempre que pueda
garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido
de la factura electrónica.
En
relación con la posibilidad de conservar por medios electrónicos
las facturas electrónicas recibidas en “formato PDF” sin
necesidad de conservar una copia en papel de las mismas, debe
señalarse que las obligaciones de conservación de las facturas son
objeto de regulación en los artículos 19 a 23 del Reglamento de
facturación.
El artículo 20
del mismo Reglamento, respecto de la forma en que dicha conservación
debe efectuarse, dispone que:
“Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, a que se
hace referencia en el artículo 19, se deberán conservar por
cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación
la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su
legibilidad en los términos establecidos en el artículo 8, así
como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin
demora
En
cualquier caso, la conservación y garantía de las facturas
electrónicas recibidas de sus proveedores no queda condicionada por
el hecho que estos últimos hayan decidido su conservación en papel,
correspondiendo a cada sujeto pasivo determinar el formato en que van
a conservarse siempre que pueda garantizarse la autenticidad del
origen y la integridad del contenido en los términos señalados.
También
será posible que las facturas inicialmente expedidas en formato
electrónico se conserven en papel, siempre y cuando, igualmente, el
método utilizado para conservarlas garantice los requisitos
mencionados.
